Som turismföretagare behöver vi vara snabba och personliga i vår kommunikation. Men vad betyder det egentligen? Och hur kan vi göra det på ett sätt som passar vår verksamhet? Det här inlägget handlar om hur vi svarar på mejl och annat inom digitalt värdskap.
Hur snabbt måste man svara på mejl? ⏱️
Ju snabbare du svarar på kundernas förfrågningar desto fler bokningar kommer du att få. Jag rekommenderar att du har som målsättning att svara inom 24 timmar, men helst ännu snabbare. Om du inte har alla svar så kan du skicka ett kort svar att du återkommer.
Ett snabbt svar visar inte bara att du är engagerad, det minimerar också risken att kunden inte hinner börja fundera på andra alternativ och kanske väljer att besöka en annan verksamhet.
Lägg tid på att svara ordentligt 🎯
Förfrågningar som kommer direkt till dig från kunder som har sett din information är värda guld! ⭐️
Tänk dig att du får ett mejl från en Belgisk barnfamilj som vill komma till ditt hotell en vecka i sommar men som frågar om priset, och du svarar:
“Thank you for your request. The price is 7000 SEK per week. You can see the rates at our website. Best regards, the reception.”
Men det korta svaret är ju varken personligt eller peppande, tvärtom. Här kommer istället ett exempel på hur du skulle kunna svara för att öka chanserna att det verkligen blir en bokning:
Wow, thank you Elaine!
It would be fantastic if you came with your family this July, the peak of Sweden’s very short Summer! The rate is 7000 SEK for one week. That’s including everything you need, including bicycles, also for the kids. You cook your own meals, and there is a supermarket nearby.
During warm Summer days I often take my kids cliff jumping and snorkling in the nearby lake. And during that week that you have requested there will be a folk music festival that I can recommend you go to. It will be fun!
Let me know if you have any questions at all. Otherwise you are welcome to place a booking at our website [link]. We only have one family room, and it is usually booked up, so don’t wait too long.
Best regards, Kristin in the reception
Prova att svara så här utförligt och se vad du får för reaktioner. Jag är övertygad om att du får fler bokningar. 🥳
Bjud på Ett varmt digitalt värdskap 🥰
Vi vill att våra gäster ska känna att de blir omhändertagna från början till slut, inte bara när de är på plats hos oss. Om det är en ny kund kan du börja med att tacka för att de valt just er verksamhet. När du svarar på förfrågningar från återkommande kunder, börja med en återkoppling till tidigare kommunikation och hur trevligt det var när de besökte er senast.
Skriv PERSONLIGA SVAR 🤹
Kom ihåg att du inte är din verksamhet och kunden är inte en kund. Du är en varm och välkomnande person som kommunicerar med en medmänniska. Svara personligt, klistra inte in ett standardsvar. Prata specifikt om det som gästen är intresserad av. Svara tydligt på eventuella frågor de har ställt och rekommendera sådant du tycker att de borde uppleva hos er.
Försök att undvika frågor 💁🏼♀️
Om du får många liknande frågor kan du fundera på hur du kan inkludera svaren redan på hemsidan eller i annonsen. Att du får återkommande frågor kan betyda att din hemsida är otydlig eller att det saknas information. Målet är att det ska vara så tydligt att kunder bokar utan att ställa några frågor alls. Men det kan komma frågor ändå. En del kunder ställer frågor bara för att se om de får ett trevligt bemötande. De testar ditt värdskap.
Mallar SPARAR TID 📄
För att spara tid när du svarar på mejl kan du skapa några mallar som introducerar ditt företag och dina erbjudanden. Anpassa sedan varje mejl för att göra det personligt för varje kund. Många mejlprogram har stöd för mallar, så kallade templates.
GÖR DET ENKELT ATT BOKA 💨
Avsluta alla mejl med tydlig information om hur och var kunden kan genomföra sin bokning. Gör processen så enkel som möjligt för att öka sannolikheten för att de väljer att boka med just dig.
FÖLJ UPP mejlet! 🗑️
Kasta inte mejlet i papperskorgen efter att du har svarat. Om de inte bokar eller svarar, följ upp med kunden för att maximera chanserna att de bokar med dig. Fråga om de har några funderingar eller om du kan hjälpa dem att planera resan.
Sammanfattning ✔
Ju snabbare du svarar desto större chans att de väljer att göra en bokning.
Våga vara personlig i dina svar. Du är inte en chat-robot.
Vet du några företagare som skulle behöva bli bättre på digitalt värdskap? 😀
Jag kommer gärna till er! Destinationer och regioner kan anlita mig för föreläsningar, workshops och personlig rådgivning så att fler turismföretagare kan blomstra.